1. Una vez que sepas qué empleados han calificado para el viaje, envía una encuesta.

El uso de apps de eventos hacen que el proceso sea rápido y fácil. Pregunta acerca de los intereses, aficiones y los tipos de actividades y excursiones que los huéspedes disfrutarán. Además, recopila información sobre alergias, sensibilidades alimenticias, requisitos especiales de menú y retos físicos.

2. Planea excursiones y actividades basadas en las preferencias de los participantes.

3. Si proporcionas un mostrador de información turística y los huéspedes tienen que pagar por algunas de sus propias excursiones, opta por experiencias personalizadas. No sólo reproducir lo que está disponible.

4. Programa algunas actividades de grupo.

Como mínimo, organizar un almuerzo de llegada o café (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo, y una cena de grupo en la última noche.

5. Ten en cuenta las regulaciones locales.

En algunos destinos, sólo los agentes de viajes registrados pueden reservar y pagar por hoteles, transporte y tours por cuenta de terceros.

6. Planear suficiente tiempo libre para que las personas puedan relajarse y dedicarse a sus propios intereses.

7. Busca opciones para personalizar incluso improvise “sobre la marcha”.

8. Selecciona un centro turístico que tenga flexibilidad, incluso para personas que decidan llegar temprano o ampliar su estadía.

9. Haz arreglos para que los huéspedes lleguen temprano el primer día y salgan tarde en el último día para aprovechar más tiempo en el lugar.

10. Utiliza el almuerzo de llegada o el café para proporcionar orientación sobre el destino, la cultura, reglas de etiqueta local y expectativas.

11. Satisface las necesidades de las familias.

Por ejemplo, las familias con bebés y niños pequeños querrán saber la ubicación del médico o la estación de la enfermera.

12. Atiende las necesidades especiales de los huéspedes con problemas físicos.

Los huéspedes con discapacidades pueden necesitar habitaciones en el nivel del suelo con baños accesibles, cerca de la recepción o las zonas de comedor y traslados especiales a la playa y otras actividades. No asumas que sabe lo que necesitan los huéspedes, pregunta.

13. Crea un itinerario personalizado para cada individuo (pareja o familia).

Se necesita más trabajo pero los itinerarios personalizados, al final hacen todo más fácil. Una vez más, las apps pueden simplificar el proceso. Incluso puedes crear un módulo de “construir su propio viaje” que muestre las actividades de grupo, tiempo libre y espacios de tiempo con una lista de excursiones que los huéspedes pueden seleccionar.

En resumen, algunos huéspedes pueden optar por tumbarse en la playa, mientras que otros aprovechan las oportunidades para ir de excursión. De cualquier manera, el tiempo invertido en personalizar la experiencia hará una gran diferencia, ya que los viajes de incentivo son experiencias para que los empleados se motiven y trabajen mejor durante todo el año.