Los nativos digitales rompieron el molde de la comunicación unidireccional: operan una tarea y varias redes sociales de manera simultánea mientras asisten a una conferencia, por ejemplo. Y al organizador de eventos no le queda más que… adaptarse.

Esta es la conclusión de Maarten Vanneste, presidente del Meeting Support Institute, en Bélgica. El experto añadió que las videoconferencias y las plataformas de colaboración a distancia no desplazarán a los encuentros presenciales de negocios, siempre y cuando los organizadores sepan incluir la mezcla ideal entre tecnología y encuentros cara-a-cara.

La inclusión de tecnología en estos foros es indispensable para la participación de los nativos digitales, que cuentan con un perfil multitarea, y que se relacionan con su entorno a través de distintas redes sociales. De ahí que un evento exitoso incluye contenido que ellos puedan compartir en distintos canales.

“Web 2.0 ya se propagó por la industria de las reuniones”, dice Vanneste. “La colaboración aumentará a medida que los niños de la generación de Facebook se unan a la fuerza de trabajo. La co-creación está aquí y llegó para quedarse”.
El directivo del instituto Meeting Support da algunas sugerencias para los organizadores:

*Crea una plataforma colaborativa para que los asistentes puedan usarla mientras transcurre el encuentro de negocios. Puede ser una página web (para registro y convocatoria), complementado con un foro de discusión… la idea es tener un espacio electrónico común y colectivo para la generación del contenido del foro.

*Combina aspectos virtuales y presenciales en tu reunión. Por ejemplo, podrías preparar las mesas a manera de grupos de discusión, con una computadora por lugar. Puedes transmitir información en la pantalla, manejar ejercicios en la computadora y propiciar momentos de interacción entre los asistentes. Este tipo de dinámica dará ritmo y participación al foro.

*Ambiente colaborativo. Cuida que en tu foro haya suficientes insumos para el trabajo (pantallas, tablets para encuestas, computadoras portátiles, conexión de internet) y facilitadores para establecer un flujo dinámico cara a cara.

Los elementos de la reunión y el encuentro de negocios ya deben estar inmersos en la era digital, cuando se trata de atender a los menores de 40 años de edad.

Con información de la revista M&IT (Meetings & Incentive Travel)