Dado el clima existente, es importante tener un plan para realizar reuniones remotas y conferencias. Basados ​​en nuestras propias conversaciones internas, hemos compilado algunas mejores prácticas y herramientas disponibles para considerar a corto y largo plazo.

• Ten un objetivo comercial claro para todas las reuniones virtuales y asegúrate de que todas las actividades de la reunión estén alineadas.
• Considera una combinación de recursos para que los asistentes interactúen para maximizar el compromiso y atraer su atención (es decir, videos grabados y en vivo, artículos, etc.)
• Es recomendable que todos los asistentes enciendan sus cámaras para fomentar las conexiones orgánicas y la responsabilidad de que todos participen
• Si la plataforma lo permite, considera planificar sesiones de trabajo para que los participantes interactúen y trabajen juntos
• Asigna roles claros como moderador, orador, soporte técnico para garantizar fallas mínimas durante la reunión
• Haz contacto visual con la cámara cuando presente
•  Usa encuestas en todas las presentaciones para hacer que la reunión sea más interactiva
• Promueve la discusión haciendo preguntas abiertas al grupo y enlazalas durante la reunión para mantener a todos interesados
• Incorpora las redes sociales y alienta a tus grupos a publicar cómo se ve su configuración
• Y muy importante: pide a todos los asistentes silencien sus micrófonos cuando no hablen para reducir el ruido de fondo

Por otra parte, las capacidades técnicas de cada institución variarán, por lo que a corto plazo, considera trabajar con opciones existentes e incorporar oportunidades adicionales a lo largo de sus reuniones para la participación de los asistentes.

Algunas de las plataformas disponibles:

• Webapp Anfitriones 
• Zoom
• GoToMeeting
• Google Hangouts
• Skype
• Bluejeans
• Adobe Connect
• Dialpad
• Uberconference

Al comienzo de cada sesión, organiza un panel de oradores en vivo que se presente durante todo el evento, a través de una plataforma de conferencia en línea, para proporcionar un contexto para la conferencia que se lanzará. Para hacer preguntas y respuestas en vivo con los asistentes, se pueden enviar los cuestionamientos por correo electrónico antes o por chat mientras el video está en vivo.