LA VISITA DE INSPECCIÓN, acción que apoya hasta en un 80% la confirmación de la sede para un evento. Si por alguna razón ajena al PCO se ha confirmado la ciudad sede para un evento, es muy importante actuar para llevar a cabo la visita de inspección con objeto de evaluar el destino y las facilidades que ofrece y de esa manera poder emitir un dictamen que le indique al cliente la viabilidad del lugar y las posibilidades de tener un evento exitoso. En el proceso de planeación de un evento, esta visita es importante para poder visualizar la logística del mismo, por lo cual debemos llevar con nosotros el programa, minuto a minuto, para elegir el hotel u hoteles o bien el recinto adecuado y las áreas que ocuparemos. Desde que llegamos al aeropuerto, es necesario valorar la logística del transporte hacia los hoteles, revisar tiempos, calidad y suficiencia de los servicios. En el hotel debemos ser cuidadosos con lo que nuestros asesores de ventas, en su afán de concretar el negocio, nos ofrecen en cuanto a servicios, precios y áreas, que en ciertos casos no son necesarios por lo cual es importante definir los espacios para:

• Área de registro del grupo
• Lugar donde se llevarán al cabo los alimentos (desayuno, comida y cena)
• Salones para sesionar de acuerdo a las características del grupo
• Espacio para exposición comercial en caso de que exista

Es necesario conocer el inventario de habitaciones y características, así como precios de las mismas. Es indispensable conocer con que equipamiento cuentan, andenes de carga y descarga, sistemas de comunicación, telefonía, internet y servicio de estacionamiento. Aún cuando ya conozcamos el destino, es conveniente hospedarse una noche para evaluar el servicio del lugar, conocer y valorar los atractivos turísticos, e investigar si habrá eventos paralelos al nuestro. En esta visita también debemos revisar todos los elementos que se involucran en la cadena de valor, como son:

• El operador, transportista o DMC
• Los proveedores de equipo
• El esquema de seguridad
• Los proveedores de espectáculos o eventos artísticos
• Si se tendrán actividades fuera del hotel, revisar esas instalaciones y si se involucran alimentos como desayuno, comida o cena, llevar a cabo una prueba de menú.

Al final de la visita, debemos quedar 100% satisfechos para poder confirmar el negocio, puesto que una vez decidido, difícilmente podremos retractarnos sin ser penalizados. “No planear, es planificar el fracaso”. Alan Lakein