Si viajas constantemente por cuestiones de negocios, entonces has escuchado de las políticas de viaje. Pero ¿sabes para qué sirven y cómo funcionan? Aquí te explicamos.

“Las políticas de viajes son el conjunto de reglas escritas que permiten a las organizaciones gestionar, controlar y optimizar los viajes de negocios” explica Global Business Travel Association.

Un estudio de la misma consultoría señala que cada empresa determina quién es el área responsable de redactar y vigilar que se cumplan estas políticas, aunque en la mayoría son el área de compras y en número menor lo hace la dirección de finanzas. Además, cada compañía establece sus políticas de viaje, según la cantidad de salidas que tienen los empleados al mes, el presupuesto asignado a cada rubro, la generación de ahorros, eficiencia en los costos, control en la facturación y acuerdos con los proveedores. Por ejemplo, la empresa Seagate —un fabricante de componentes tecnológicos— tiene una política estricta para el reembolso de los gastos de su personal, al que le piden gaste de manera razonable y responsable.

“Es responsabilidad de cada empleado supervisar los gastos de viaje y representación, así como los costos de las comidas de negocios. Se espera que los empleados apliquen su buen juicio al autorizar el uso o utilizar fondos de la empresa”, les pide la compañía en el documento sobre políticas de viaje.

Y si bien todo depende del tamaño y giro de la compañía, hay ciertos puntos en los que coinciden:

• Agencias de viajes aprobadas por la empresa
• Cargos adicionales permitidos
• Clase del vuelo
• Uso de servicios de taxi y otros medios de transporte
• Renta de vehículos
• Hospedaje
• Comidas

¿Se respetan estas políticas?

Los datos revelan que sí, al menos en los viajes largos. De acuerdo con la asociación, en 76% de los viajes de avión y 73% de los viajes en tren, los empleados cumplen con lo que establece la empresa porque es más fácil identificar malas prácticas en este tipo de trayectos, pues son más largos y generan registros fáciles de identificar. En contraste, a la hora de reservar hoteles o vehículos, dichas políticas no siempre se cumplen de la misma forma. En el primer caso porque la competencia de precios en el sector no permite cumplir las normas, mientras que en el alquiler de coches prevalece el gusto del conductor.

¿Qué hacer si alguien infringe las reglas?

Las políticas deben contener los protocolos a seguir en caso de su incumplimiento, de manera que queden establecidas las consecuencias para los empleados. Con respecto a las medidas que toman las empresas, 64% de los casos llaman la atención o imponen una sanción a sus empleados, 13% de las organizaciones no hacen nada y sólo 4% de las ocasiones no dan ningún tipo de seguimiento a sus políticas. Sin embargo, las compañías ahora están adoptando otra medida: la de no reembolsar gastos que realizaron los empleados fuera de las políticas. Fuentes: Global Business Travel Association, Seagate