La asistencia de los invitados a tu evento es lo más importante. Sin asistentes no hay eventos, así de simple. Por ello, es necesario enviar a la audiencia la información necesaria para que despiertes su interés.

La manera más sencilla y efectiva es a través de envíos de correo electrónico, donde puedes comenzar una conversación con ellos y establecer una relación duradera.

Existen varias fases para poder entablar una comunicación con tus invitados antes, durante y después del evento.

Save the date: Informa al público de tu evento, con toda la información necesaria (dónde, cuándo, por qué, quiénes participan, precio y demás).

Inscripción: Dependiendo de la reacción del primer envío, haz un segundo con instrucciones de inscripción o un recordatorio para los que ya lo hicieron.

Recordatorio: A todos los que abrieron el correo hay que recordarles que las inscripciones ya están abiertas.

Descargable: Un día antes del evento es buena idea enviar un dossier con toda la información del evento.

Durante el evento: si el evento es de un día, quizá no es buena idea hacer el envío en el transcurso del evento. Pero sí son varios días es posible que los asistentes abran los correos al terminar la jornada. El contenido debe tener fotografías, videos y agradecimientos, además de lograr una experiencia satisfactoria, incluso en la lectura.

Resumen y agradecimiento: No olvides dar a las gracias a los asistentes y darles algún material de su interés.

Encuesta: Un breve cuestionario puede arrojar información importante sobre lo mejor y lo corregible del evento.

Más información: Ahora que tienes los datos de los asistentes mantén la comunicación y estrecha tus relaciones con nuevos envíos que puedan ser de su interés.

Recuerda que el objetivo principal es captar la atención de la audiencia a la que le interesa tu evento. Puede ser que tu base de datos sea muy grande, pero no todos quieren saber de él, así que es necesario identificar a aquellos a los que sí les importa la información que puedas darle.

Una vez que hayas logrado esto, los pasos ya mencionados te permitirán conectar con tu audiencia de una manera más contundente, que si solo comienzas a mandar mails sin un objetivo definido.

Y es que una primera meta puede ser que conectes con los interesados y logres que asistan al evento. Pero piensa a largo plazo: este es buen modo de entablar una relación más estrecha y duradera con esa audiencia a la que ya lograste conectar.