Cuando planeas cualquier tipo de evento corporativo, ya sea una pequeña cena de negocios o una reunión a gran escala, debes considerar factores que pueden significar la diferencia entre lograr tus objetivos o fracasar. Sea cual sea el evento, interno o externo, el objetivo final sigue siendo el mismo: desarrollar y mejorar las relaciones.

Para ello, te damos las 10 mejores prácticas en la gestión de reuniones:

1. Estrategia de Comunicación

Ten una sólida estrategia del evento, con una clara visión de lo que quieres lograr. Asegúrate de que tu mensaje es claro y comunícale a los asistentes lo que pueden esperar del encuentro, por ejemplo: quiénes serán los ponentes y qué ganarán con la experiencia que ellos le transmitirán. Enfatiza los beneficios que obtendrán, como aprender a resolver un problema, cumplir con un desafío, mejorar su conocimiento en cierto tema o acceder a líderes clave.

Identifica a tu audiencia y los tipos de comunicación a los que responderán mejor y no olvides dar seguimiento después del evento para que tus relaciones aumenten.

2. Proveedores

Asegura los contratos con proveedores externos desde el comienzo para evitar que algo comprometa tu evento. Esto incluye desde la reservación de las habitaciones del hotel, hasta confirmar la presencia de los speakers (y sus vuelos y alojamiento), el servicio de catering, el lugar del encuentro, el equipo audiovisual, servicio de transporte y todo lo que vayas a necesitar.

3. Contenido

Haz que tu evento cuente con contenido nuevo. Es importante no hacer viajar a los asistentes a un evento que ofrecerá la misma información de siempre. Asegúrate de que el material es nuevo y relevante para sus necesidades. Investiga su existen nuevos sistemas, productos o estrategias que tus asistentes deben conocer o si hay profesionales vanguardistas de la industria fuera de tu organización que puedan ofrecer nuevas ideas e incentivar la asistencia del público.

4. Estrategia del evento

Organiza la información. Ayuda  mucho tener a una persona dedicada a coordinar toda la logística que se encargue de dar seguimiento a los horarios de llegada y salida de los invitados, las habitaciones de hotel, solicitudes especiales, información de contacto, requerimiento de necesidades especiales, información de contacto de emergencia y cualquier otra información importante. Una vez en el lugar, asegúrate de que todo el personal tenga esta información y esté fácilmente disponible.

5. Plazos límite de cancelación

Al reservar el alojamiento en hoteles, pon atención en las cláusulas de cancelaciones. Las cancelaciones fuera de tiempo pueden ser un gasto costoso e innecesario, pues tu empresa tendrá que pagar las noches de habitación no utilizadas. Una buena práctica es ofrecer incentivos como un descuento para reservaciones anticipadas para cumplir con la fecha límite. Deja algunas habitaciones abiertas para quienes buscan alojamiento de última hora.

6. Ambiente

El ambiente debe ser visualmente estimulante, agradable e impresionante. También debe estar en sintonía con la intención de la reunión. La ejecución de un evento dice mucho de tu empresa y de lo que ella puede ofrecer. Antes del evento ten listo detalles como la comodidad de los asientos, la temperatura del lugar o la suficiente cobertura del internet inalámbrico.

7. Networking

A veces, las conferencias se llenan tanto que los participantes no tienen suficiente tiempo para hacer networking y participar en conversaciones importantes que puedan presentarse. Garantiza un tiempo y espacio para ello. Puedes propiciar un momento para que los asistentes se conozcan, incluir una sesión de preguntas y respuestas o realizar discusiones de grupos pequeños.

8. Control de costos

Los costos pueden salirse fuera de control en un abrir y cerrar de ojos. Mantente dentro de tu presupuesto planeando con suficiente tiempo de anticipación. Por ejemplo, reserva un lugar para reuniones o habitaciones de hotel con antelación para asegurar mejores precios. Si haces múltiples eventos cada año, busca un acuerdo con un hotel o un lugar para eventos para que de ten una mejor tarifa.

9. Las cosas que “debes saber antes de asistir”

Haz un folleto de una o dos páginas con información detallada para enviárselo a tus invitados registrados antes del evento. Los participantes deben saber exactamente qué esperar cuando llegan, a dónde ir, la hora de inicio o instrucciones especiales. Envía esta información por correo electrónico o publícalo en una página web con un mínimo de dos semanas de anticipación.

Incluye los datos del aeropuerto y del hotel, las claves para conectarse a internet, los lugares (y las horas) de la comida, el código de vestimenta y, lo más importante, la información de contacto. Anexa el celular y el correo electrónico del coordinador del evento y cualquier otro contacto necesario.

10. Haz que tu evento sea memorable

Haz algo que sea único, divertido o reflexivo que haga que te recuerden. Podrías hacer un comité de bienvenida para los asistentes en el hotel  y darles una bolsa con productos esenciales y funcionales, como agua, cuaderno, pluma o un artículo con tu marca. Pregúntate a ti mismo: ¿Qué puedes hacer por ellos para que sientan que les importas? La respuesta puede rendirte buenos frutos.