Nunca es demasiado: repetir los elementos que son factores clave en la organización de eventos siempre es importante para lograr el éxito deseado en cada uno de ellos.

De acuerdo con Veronique James, presidenta de la Organización de Emprendedores de Eventos, capítulo Arizona, estos tres factores siempre deben estar presentes en la mente de los organizadores:

1. Tu audiencia más importante. Invita a todos los adecuados y que ellos asistan. ¿Cómo se define esa lista de invitados-clave? Al repasar el objetivo fundamental de crear ese evento. En este ejercicio definirás, también, si deberá tratarse de un grupo pequeño, si es invitación exclusiva o puede compartirse, si está abierto a todo el público, si debe contar con área VIP. Y con base en estos lineamientos, todo lo que sigue.
2. Que sea temático. Si en verdad quieres lograr un foro, expo, seminario, fiesta o el evento de lo que se trate lo ideal es que haya un tema que todo lo cohesione: eso le da gran consistencia y nivel de recordación en aspectos como las invitaciones, decoración, menú… un tema central ayudará a la promoción y asistencia. ¿Detalles que la gente adora? Los souvenirs (alineados con la temática) y las barras de galletas gourmet o de cupcakes de diseño.
3. Comida y bebida ¡de primera! Así como en las bodas y otros eventos sociales, en los espacios de negocios y networking los alimentos y bebidas también tienen un peso enorme en la evaluación de los invitados. Que sean suficientes, que estén bien presentados y tengan sazón de calidad, eso es lo que se busca.

En este sentido, Verónica James da dos recomendaciones: para hacer un cálculo adecuado hay que redondear el número de confirmaciones hacia arriba (nunca en sentido contrario). También hay que confirmar la cantidad a los proveedores una vez que haya hecho todas las confirmaciones de asistencia.

Repasar estos tres puntos, sistemáticamente, en la primera fase de planeación del evento te ayudará a no perder el enfoque y redundará en el éxito de tu organización.

Con información de Inc