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Planear la fiesta de fin de año de la empresa puede sonar sencillo; incluso puedes tener experiencia porque siempre te toca hacerlo. Pero ¿estás seguro que es la manera correcta?

 

Los expertos señalan que para lograr un evento exitoso es necesario pensarlo en tres tiempos.

 

Primer Tiempo. Planeación

La planeación es la base de todo, si no lo haces, será complicado que tengas todo a tiempo y en orden.

 

Lo primero que necesitas decidir es cuántas personas participarán en el evento, elegir la fecha y, después, elegir el lugar, de acuerdo al número de invitados. Recuerda que los lugares se reservan hasta con ocho meses de anticipación, por lo que debes definir estos tres puntos antes que nada. 

 

Las fiestas de fin de año comienzan a celebrarse los últimos días de noviembre y siguen hasta mediados de diciembre, así que debes considerar todo esto con tiempo y apartar el lugar y el día, aunque todavía haya cosas por decidir.

 

Una vez que ya tienes esto, ya puedes pensar si quieres una fiesta temática, la música con la que vas a amenizar el evento, el espectáculo de la cena, elegir la comida y la bebida, y hasta decidir si quieres añadir un toque tecnológico al evento, como el uso de una webapp.

 

También es el momento de establecer presupuestos y poner lineamientos a ciertos temas, como el control de la ingesta de alcohol.

 

Segundo Tiempo. Ejecución

 

Una vez que ya estás en la fiesta, hay que mantener el ritmo del evento, para pasar de menos a más, sin que pausas como las palabras del director o la entrega de los regalos corten el ritmo.

 

Además, hay que tener un plan de ejecución, que incluya lo imprevisto, lo no planeado y lo urgente, es decir, estar listos por si el director pide mariachis de último momento, o si hay un apagón en el salón, y hasta cómo reaccionar a situaciones de primeros auxilios.

 

El plan de ejecución también evita que se dejen hacer muchas cosas, al calor del evento. Con él, no se pierde la planeación y el cumplimiento de los objetivos.

 

De igual manera, las empresas están dando servicios adicionales para cuidar a sus empleados, como la renta de taxis para el regreso a casa, lo que minimiza cualquier riesgo.

 

Tercer tiempo. Evaluación

 

Una vez que ya terminó la fiesta es necesario evaluar si se cumplieron los objetivos y qué tan bien lo pasaron los invitados. Para lograrlo, la mejor herramienta es una encuesta de salida digital, que permita saber cómo lo vamos a hacer el siguiente año.

 

Estos cuestionarios nos permiten saber si elegimos el lugar más céntrico, si la comida fue de su agrado o porque algunas personas ya no pudieron llegar al festejo.

 

Además, se pueden hacer cierres emocionales, por ejemplo, si se uso una aplicación, puedes enviar las fotografías o un video de la fiesta a todos los asistentes.

 

El cierre es la oportunidad perfecta para agradecer a todos su asistencia, pero también para sumarlos a las metas del siguiente año, algo que se puede recordar en estos mensajes post festejo.

 

Celebrar en tres tiempos te permitirá tener todo bajo control y celebrar una fiesta diferente a lo que siempre se organiza. Los expertos están listos para atender tus necesidades y darte el evento que has estado pensando todo el año. 

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