Los eventos de último momento pueden sacar de quicio a cualquier organizador de eventos y la pregunta del millón siempre es: ¿cómo reducir costos sin sacrificar el éxito del evento?

La clave está en saber administrar el presupuesto, pero también es importante que el cliente sepa que obtiene lo que paga.

Lograrlo es complicado, pero no es imposible. Lo primero es entender las preocupaciones del presupuesto; después hay que priorizar los gastos.

Qué se puede reducir y qué es imprescindible para que no haya un impacto negativo en la experiencia de los asistentes. Sondea a la audiencia y explícale al cliente por qué hay ciertos elementos que se deben mantener.

En cambio, revisa con cuidado qué elementos sí se puede eliminar: unos son las que desaparecen sin que los asistentes los noten y otros son las que están escondidos detrás de cosas más importantes.

Por ejemplo, si la locación es espectacular, puedes elegir unos centros de mesa muy sencillos o elementos de decoración más simples que no compitan con el fondo y te permitan reducir costos.

Una vez que ya priorizaste gastos, hay otras formas de ahorrar en el presupuesto a lo grande:

• Contrata un orador local o que esté en la ciudad del evento.
• Cambia la fecha u hora del evento por una no tan popular, para poder negociar un mejor precio.
• Elimina todo lo que no afecta la misión de tu evento.
• Si reservas múltiples eventos en el mismo lugar puedes obtener más ahorros.
• Ahórrate los gastos de impresión, pero asegúrate de que los asistentes estén familiarizados con la tecnología.
• Limita la barra libre por horas, por el tipo de bebidas o la apertura de ésta.
• Busca patrocinadores y comparte los costos con otras empresas interesadas en tu evento.
• Limita las opciones de comida y elige la mantelería más bonita pero menos costosa.

Con información de Event Manager Blog