Los coffee breaks son muy importantes cuando tu evento durará mucho tiempo: dar un descanso a tus invitados permitirá que recarguen batería, coman algo y se distraigan un poco antes de retomar la agenda.
Sin embargo, un buen organizador de eventos sabe que este espacio sirve para mucho más. Al ser un momento de relajación, las pausas son la excusa perfecta para que tus invitados hagan networking y el ritual de intercambio de tarjetas tan habitual en el mundo empresarial.
Por ello, no hay que dejar nada al azar y lo mejor es elaborar una estrategia que invite a todos a hablar entre sí para conocerse mejor. Existen muchas formas de lograrlo:
Utiliza las redes sociales
Invita a tus asistentes a que se sigan en redes sociales profesionales y formen relaciones. En un mundo tan digitalizado, más de uno querrá aprovechar la oportunidad de aumentar su número de contactos en LinkedIn o de seguidores en Twitter.
Publica una lista con los asistentes
Cuando tienes invitados de alto perfil es posible que muchos de ellos quieran conocerse por negocios o simplemente curiosidad, pero no olvides tener cuidado y consulta con tus invitados antes de publicar cualquier información.
Actividades y más actividades
Une a tus asistentes con dinámicas divertidas, como juntar a todos los asistentes por números, o crea pequeños grupos de debate en los que discutan alguna situación relacionada a tu evento; recuerda que discutir no siempre es malo para los negocios.
Speed Networking
Las actividades de speed networking son ideales para grupos grandes, así que pide a tus asistentes que se presenten entre sí respondiendo tres o cuatro preguntas en menos de 5 minutos, y después cambien de persona de forma que conozcan tanta gente como le sea posible.
Deja los descansos fluir
Vigila que los descansos sean suficientemente largos para que alguien pueda entablar una conversación de forma correcta y no cortes el ritmo de la conversación.
Espacio y ambientación adecuada
Baja el volumen de la música y procura que el espacio sea suficiente para que tus invitados caminen libremente sin chocar entre sí, haciendo que el espacio sea más cómodo y puedan charlar.
Los eventos empresariales son un momento único para hacer amigos y relaciones laborales que a la larga pueden convertirse en excelentes negocios. Asegúrate que tus invitados aprovechen esta oportunidad y no lo dejes al azar.
Streaming, una alternativa para eventos
Son muchos los tipos de eventos presenciales que pueden transformarse en un evento online gracias al streaming. Con el avance tecnológico existen características como la realización multicámara, la traducción simultánea en vivo o la posibilidad de la interacción de los asistentes, lo cual permite darle al público un experiencia única y de valor.
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