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Cuando se viaja por negocios las posibilidades de conocer el destino se ven reducidas, pues la gente se suele concentrar en las actividades laborales; sin embargo, los asistentes a las convenciones pueden aprovechar el evento para conocer un poco más del destino que visitan. Los organizadores de eventos saben que los invitados se entusiasman si existe la posibilidad de conocer una ciudad o un país distinto. 

Para asegurar la mayor cantidad de asistentes es necesario que tomes en cuenta la locación y el destino, es decir, elige ciudades que, además de contar con una gran variedad de hoteles o centros de convenciones, sean atractivas. 

Por ejemplo, si tienen playas cercanas al lugar donde se llevará a cabo el evento, tus invitados te lo agradecerán, pues después de terminar con sus actividades podrán darse una escapada para relajarse. 

Otra característica que debes buscar en los destinos es que tengan buena oferta cultural, gastronómica y de vida nocturna. Quizá los asistentes deseen visitar museos, las atracciones locales, los restaurantes o los bares de moda. Recuerda quieren vivir experiencias como las de los habitantes.

Los profesionales siempre pueden hacer las recomendaciones necesarias, pues previamente investigan los sitios de interés de la localidad y conocen bien los destinos donde realizan sus eventos. Así que ellos son las personas ideales para elaborar ese programa.

 

Actividades post-convención

Los organizadores pueden recomendar actividades fuera del evento, como visitas a playas cercanas, sitios arqueológicos, restaurantes tradicionales, museos, bares de moda o las atracciones locales. 

Una opción para después de la convención es recomendar a los asistentes que viajen a los sitios turísticos más cercanos al evento. Por ejemplo, si se realizó en Guadalajara, los acompañantes pueden visitar Tequila o Tlaquepaque. Si están en Oaxaca, pueden ir a sitios arqueológicos como Mitla y Monte Albán, para luego adentrarse en el mercado de la ciudad y disfrutar de antojitos como las famosas tlayudas. Si están en la CDMX o en el Estado de México, también pueden ir a lugares como Teotihuacán a conocer las pirámides del Sol y de Quetzalcóatl. 

Además, se pueden agendar recorridos por los sitios históricos del lugar, un ejemplo son las visitas guiadas por la colonia Roma en la CDMX, donde podrán aprender sobre la arquitectura de las casas más antiguas de la zona. 

En otros estados se pueden visitar sitios donde se realizan actividades económicas de la región. Por ejemplo, en Veracruz se puede ir a las haciendas cafetaleras, mientras que en Querétaro o Baja California se pueden visitar los viñedos que han ganado reputación a nivel internacional.

Si el evento se realiza en una ciudad con calles famosas o con varios sitios atractivos, los asistentes pueden asistir a un tour en un turibús o ir de shopping a las plazas o outlets más famosos, si es que el lugar lo amerita. 

 

Diseño de experiencias para networking

Además del plan post-convención, es necesario que en tu agenda sumes a los acompañantes en actividades de networking durante el evento, pues es importante propiciar la convivencia y la generación de lazos entre los mismos asistentes.

Algunas actividades de networking que ayudarán a tus invitados a romper el hielo son:

  • Coffee breaks. Son muy importantes cuando tu evento durará mucho tiempo: dar un descanso a tus invitados permitirá que recarguen batería, coman algo y se distraigan un poco antes de retomar la agenda. Además, las pausas son la excusa perfecta para que tus invitados hagan networking.
  • Almuerzo o comida con muestra gastronómica. Compartir la comida siempre propicia la convivencia. En este momento los platillos deben ser la estrella, por lo que una muestra gastronómica del destino que se visita es una buena opción.
  • Ceremonias. Las convenciones son eventos donde se suele invitar al equipo a llegar a sus metas, una forma de inspirarlos a ello es premiando al miembro más valioso, por ser quien aporta más valor con su esfuerzo. 

Entre las diversas actividades en las que puedes sumar a todos están las actividades deportivas, como carreras o clases de yoga, las cuales propician el trabajo en equipo y la sana competencia entre los asistentes. 

En Anfitriones sabemos que los invitados son muy importantes a estos eventos, por lo que nuestro equipo siempre está listo para sugerir e, incluso, agendar actividades especialmente para ellos. Como profesionales tenemos claro que es importante tener una oferta de diferentes atracciones para que los asistentes puedan conocer el destino con o sin acompañantes; sin embargo, hay que destacar que estas sugerencias no son un relleno al programa del propio evento. 

Así, no solamente se ofrecen diversas actividades, dentro del mismo evento, para impulsar el networking entre los asistentes, sino que se promueve la oferta local de atracciones que pueden interesarles a tus invitados. Por lo que pueden explorar el destino acompañados o asistir a algunas atracciones después del trabajo.

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