Ya hablamos de lo importante que es contratar a personas profesionales en cada área de la organización de un evento, y en esta ocasión queremos hablar de los profesionales detrás de la organización y planeación de estos.

¿Cómo conformar el equipo perfecto para la organización de un evento? Lo primero que necesitas saber es que necesitas buscar los mejores perfiles, que te permitan planear adecuadamente tu evento, y que después lo ejecuten con la mayor precisión posible, para que al final puedas medir el éxito de tu evento.

Un estudio realizado por Eventbrite a más de 3,500 organizadores de eventos profesionales, reveló que más de la mitad de los equipos de trabajo están conformados por al menos cinco personas con perfiles diversos que cubren cada aspecto de la planeación, de acuerdo a los objetivos que tengas para tu evento.

¿Qué funciones debe cubrir el equipo de trabajo?

Aunque la respuesta depende mucho del tipo de evento que quieres, existen puntos básicos que debes cubrir cuando buscas a los colaboradores de tu equipo.

Coordinador: se encarga de la planificación general y listado de tareas a realizar; armar el programa, revisar el presupuesto, seleccionar posibles sedes; promover y difundir el evento; y el registro.

Responsable de patrocinios: analiza a los potenciales patrocinadores, envía el material y da seguimiento a los interesados.

Responsable de inscripciones: selecciona las fechas de pre-inscripción, métodos de pago y seguimiento a los registros de los participantes.

Responsable del programa: distribuye los temas, salones, arma el cronograma del evento, envía las  invitaciones y vigila que todo se cumpla en tiempo y forma.

Responsable de tesorería:  es el que maneja del presupuesto: ingresos y egresos.

Responsable de proveedores: busca a los mejores proveedores de comida, bebida, servicio de audio, proyección, luces y todo lo que necesitas para el montaje.

Responsable de prensa, promoción y difusión: se encarga de difundir el evento y hacerle promoción en los medios de comunicación o en sectores específicos a los que quieres llegar.

En los últimos años, se ha desarrollado un perfil único capaz de coordinar a un equipo que se encargue de todas estas tareas y son conocidos como meeting planners. Si bien creemos que ellos hacen todo, en realidad son los que se encargan de reunir a los expertos en cada una de estas áreas para ejecutar tu evento.

La mayoría de ellos tiene personal que lo respalda y atiende todas las necesidades de cliente, cuidando hasta el más mínimo detalle y resolviendo las complicaciones que puedan surgir durante los días de organización.

Estas personas apoyan a los colaboradores de las empresas encargadas de organizar los distintos eventos de la empresa: convenciones, viajes de incentivos, lanzamientos de productos, capacitaciones y congresos.

Y es que generalmente, dentro de las empresas, los responsables de organizar estos eventos son del  área de marketing, recursos humanos, compras, productos y, algunas veces, los directivos del área de sistemas, quienes tienen idea de qué quieren pero no tienen los recursos o el tiempo para organizarlos.

Al tener al equipo adecuado, los responsables solo tienen que preocuparse de planear su evento de la mano de un experto y así, poder cuidar otros detalles igual de importantes.